案件や顧客の管理をExcelで始める事務所は多く、それ自体は悪いことではありません。小さく始められて、すぐに形を変えられるのがExcelの強みです。ただ、事務所の規模や案件数が増えると、少しずつ無理が出てきます。
ここでは、システムへの移行を考え始める目安になるサインを紹介します。
移行を考えたい5つのサイン
- 同じ情報を複数の場所に入力している：案件台帳、進行表、請求の一覧など、同じ内容を何度も書いている。
- ファイルが人ごとに増えている：どれが最新か分からず、確認の電話やチャットが発生する。
- 期限の確認が人の記憶に頼っている：担当者が休むと、期限の見落としが心配になる。
- 書類の作成に時間がかかる：台帳の内容を、別のWordやPDFへ手で転記している。
- 見える範囲を分けたい：担当者ごと、案件ごとに、閲覧できる情報を制限したい。
全部を作り替える必要はありません
システム化というと大がかりに聞こえますが、最初から全部を置き換える必要はありません。たとえば次のように、効果の大きい部分から始められます。
- 期限が近い案件の一覧と通知だけを作る
- 台帳の内容から書類のひな形を自動で作る
- 今のExcelを取り込める入力画面を用意する
いまのExcelの列や書式をなるべく引き継ぐ形にすれば、操作に慣れるまでの負担も抑えられます。
まず確認しておきたいこと
相談の前に、次の3点を書き出しておくと話が早く進みます。
- 一番時間がかかっている作業は何か
- 今使っているExcelや書式（見本があればそのまま）
- 毎月どのくらいの件数を扱っているか
内容がまとまっていなくても大丈夫です。現在の業務のお話から、一緒に整理します。