文書の下書きや資料の要約など、生成AIは日々の業務を助けてくれます。一方で、依頼者の情報を扱う士業では、「何を入力してよいか」を決めずに使い始めるのは避けたいところです。
利用ルールは、難しい規程にする必要はありません。まずは、次の3つを紙1枚にまとめるところから始められます。
1. 入力してよい情報・いけない情報
たとえば、次のように3段階に分けると運用しやすくなります。
- 入力してよい：一般的な法令の解説文、公開されている情報、ひな形の文章
- 加工すれば入力してよい：氏名や住所などを伏せた事例
- 入力しない：依頼者を特定できる情報、まだ公表されていない案件の内容
2. 使ってよいサービスと設定
同じ生成AIでも、サービスや契約の種類によって、入力した内容の取り扱いは変わります。事務所として使うサービスを決め、入力内容が学習に使われない設定になっているかを確認します。個人のアカウントを業務に使うことは、避けるのが基本です。
3. 出力の確認は人が行う
生成AIの出力には、誤りが含まれることがあります。特に、条文や手続きの内容、数字や日付は、必ず自分で確認してから使います。「下書きまではAI、最終確認は人」と決めておくと、責任の所在もはっきりします。
ルールができたら、業務に組み込む
ルールが決まると、よく使う作業を業務画面に組み込むこともできます。たとえば、ひな形と案件の情報を組み合わせて、案内文の下書きを自動で作る、といった使い方です。どの業務に使うと効果があるか、一緒に整理することもできます。